Il video invito per la fiera: porta allo stand chi vuoi davvero incontrare.
Come preparare un breve video invito per la fiera: cosa dire, quale formato scegliere, a chi mandarlo, quando, e perché funziona meglio di una mail con il numero dello stand.
Sacha Del Sole · regista, Toro Seduto Production
· 3 min di lettura
La risposta in breve
Il video invito è un clip breve che dice chi siete, cosa mostrerete in fiera e dove trovarvi. Va mandato qualche settimana prima a clienti e potenziali clienti via email, LinkedIn e messaggio, e ricordato a ridosso dell'evento. Funziona perché dà un motivo concreto per passare, non solo un numero di padiglione.
«Ci trovate al padiglione 6, stand B24.» È l'invito che ricevono tutti, da decine di aziende, nelle settimane prima di una fiera. Una riga in fondo a una email, spesso con un banner. E finisce nel mucchio.
Il problema non è la mail: è che non dà un motivo per venire. Chi va in fiera ha poco tempo e molti stand da vedere. Sceglie dove andare in base a cosa può trovarci. Un video breve, personale e con un motivo chiaro cambia la percezione.
Cosa deve dire
- Una ragione per venire: una novità, una demo dal vivo, un prodotto in anteprima, un incontro con il tecnico che di solito non c'è.
- Chi incontrerai: un volto, meglio se il titolare o il commerciale di riferimento.
- Dove e quando: fiera, date, padiglione, stand. Scritto grande alla fine.
- Un'azione: «Prenota un incontro», con un link o un contatto.
Tre formati che funzionano
Il personale
Il titolare o il commerciale, in azienda, guarda in camera: «Quest'anno in fiera portiamo una novità. Mi farebbe piacere fartela vedere di persona.» Breve, sincero, adatto soprattutto ai clienti che già vi conoscono.
Il teaser
Dettagli del nuovo prodotto, mai mostrato per intero. Luce, ritmo, una frase: «Lo vedrai in fiera.» Crea curiosità, funziona bene sui social e con chi non vi conosce ancora.
Il dietro le quinte
La preparazione dello stand, i pezzi imballati, la squadra che si organizza. Fa sentire il pubblico parte dell'evento, e mostra un'azienda viva.
Il tono giusto
Un invito non è uno spot. Deve sembrare una persona che invita un'altra persona, non un'azienda che pubblicizza la sua presenza. Meglio una frase semplice detta bene che un testo pieno di aggettivi. E meglio evitare l'urgenza artificiale: chi riceve molti inviti la riconosce subito.
A chi mandarlo e quando
- Qualche settimana prima: ai clienti attivi e ai potenziali clienti più importanti, via email e LinkedIn.
- A ridosso della fiera: un promemoria, magari con un secondo video, come il teaser.
- Il giorno prima: una storia sui social e un messaggio ai contatti più caldi.
- Sponsorizzate mirate: su LinkedIn o Meta, a chi lavora nel settore, nella zona della fiera o nei paesi dei visitatori.
Personalizzare senza impazzire
Si può girare una versione generica e qualche versione personalizzata per i clienti più importanti, con il loro nome. Costa poco in più sul set, se si prepara una lista, e fa una grande impressione: dimostra che quel cliente conta.
Cosa deve fare chi riceve il video
Ogni invito dovrebbe portare a un'azione semplice: fissare un appuntamento allo stand. Un visitatore con un appuntamento arriva preparato, ha tempo dedicato e spesso porta con sé un collega. Un calendario online o un semplice contatto diretto bastano.
Dopo la fiera
Chi ha ricevuto il video invito e non è venuto riceverà il recap: «Ecco cosa ti sei perso». Il cerchio si chiude, e il rapporto continua. Come si fa il recap e il piano completo prima, durante, dopo.
Gli errori da evitare
- un video troppo lungo, che nessuno finisce tra una email e l'altra;
- nessun motivo concreto per venire;
- padiglione e stand scritti piccoli o detti solo a voce;
- mandarlo troppo tardi, quando le agende sono già piene;
- un file troppo pesante per essere aperto sul telefono.
